功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

小編曾經擔任過一間千人大型企業的 IT 管理員,然而 IT 部門即使將我計算在內,亦只有三名 IT 管理員負責 IT 基礎設施而已,其沉重負擔可想而之;基本上日常公司出現甚麼大大小小的 IT 問題都先會與我們聯絡;當時在想,如果可以透過遠端解決問題的話,便可鬆一口氣及更有效率了!

當時,小編認為最麻煩的就是檔案管理及電子郵件兩大問題,尤其檔案管理問題絕非易事!因為員工同時採用許多不同的檔案儲存與分享方式,例如網路磁碟機、FTP 及雲端等等,所以存取檔案時需要到不同位置、不同資料夾,檔案存取流程非常雜亂!尤其若使用 FTP 的話更需要下載檔案進行修改,然後上載回 FTP,這樣一來一回除了可能增加伺服器儲存空間,更降低成員協作體驗,令工作效率大大降低;另外公有雲端服務雖然方便,但亦不是百分百安全,公司重要資料可能會被洩露。而對於 IT 人員來說,我們在背後需要維護與監控多台伺服器與各種服務,壓力添加不在話下,效率才是重點。

Synology Drive 統一管理檔案、提升員工及 IT 工作效率

辛酸史已經講完!究竟現今有沒有一套更完善的檔案管理辦法?Synology 近期推出的 Synology Drive 便是以上問題的良好處方,Synology Drive 整合了Synology NAS 上原本的 Files Station、Cloud Station 與 Synology Office 功能,一個套件就整合了檔案管理、同步分享,與即時協作!

大多數的企業對於重要檔案儲存過於分散的問題應該都非常困擾,過往我們要與其他部門建立專案項目的話,首先需要一個資料夾作分享檔案用途,最簡單的方法是掛載一個共用網路磁碟機,讓大家能夠方便共用,然而專案一多造成檔案管理的混亂,也讓員工與 IT 管理員痛苦不堪,而現在只要採用 Synology Drive 便可統一管理所有檔案,Synology Drive 在管理選單中新增了「我的檔案」、「團隊資料夾」、「與我共用」等目錄,將團隊所有共用檔案做更符合協作應用情境的分類,員工只要登入 Synology Drive 即可輕鬆找到並存取所有需要的檔案,非常方便!另外,萬一檔案被同事改得亂七八糟,員工仍可依靠歷史版本功能對單一檔案作還原,也無須等待 IT 管理員協助,這才是讓員工真正提升檔案存取體驗的不二法門,工作效率自然加快!

功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

Synology Drive 也提供了四種存取方式,除了像公有雲端服務一樣可以透過網頁瀏覽外,也提供了手機 APP (iOS & Android) 與電腦端同步軟體,另外較大型的檔案同步也可以透過較熟悉的網路磁碟機存取,讓員工可以依照自己的連線狀態改變存取方式。

功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

整合 Synology Office 與電腦端資料夾同步功能、讓團隊之間無縫協作

Drive 所提供的電腦端軟體讓員工可以在電腦桌面上自行設定檔案夾與 Drive 上的特定檔案夾同步,尤其眾多小檔的同步速度非常快,小編實測 100 GB 的資料夾只需要一個多小時就可以同步完了,而為了靈活性,Drive 也提供了雙向同步、單向下載或是上傳的選項,讓員工針對不同性質檔案夾可以做不同設定;另外,電腦端軟體有一個跟「與我共用」檔案夾同步的功能,這項功能極為人性化,若遇到經常分享檔案的情況,看久了難免眼花撩亂,要是把所有共有的檔案集中管理,真的會方便許多!

功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

另外前面也提到 Drive 整合了 Synology Office 的功能,可以直接新增空白文件、試算表、簡報,並且可以針對每個檔案設置不一樣的存取權限,存取權限設定還不僅止於 Synology Office 格式的檔案,而是 Drive 上的所有檔案都能做設定!此外對於能夠以 Microsoft Office 軟體打開的 Word、Excel、PowerPoint 格式檔案,只要按下「匯入 Synology Office」按鍵,就可以做到即時線上編輯,讓團隊協作效率再次提升!

功能愈來愈強!Synology Drive 將取替傳統檔案伺服器!

因為 Synology NAS 是一台私有雲平台,隱私性無容置疑!再加上 Synology Office 的方便性,要完全取代 Microsoft Office 亦不為過!

更高效率的 IT 維護,不必再為了管理多個服務而耗費心力

以往 IT 管理員需要維護多台檔案伺服器,除了硬體上的維護之外,檔案的備份、分類、權限,甚至同步連線狀況也要管理,由於日常大大小小的事情都需要 IT 部門處理,因此偶然忘記亦時有發生;但現在有了 Synology Drive,所有服務將能透過一個平台集中管控,既能協助 IT 管理員簡化 IT 管理體驗,也提升企業整體效率,除此之外,Synology NAS 的私有雲特性更能讓企業取回資料自主權。

此外前面有提到小編認為最麻煩的就是檔案管理及電子郵件兩大問題,其實 Synology Drive 能與 Synology 的郵件服務 MailPlus 整合,為企業帶來更全面的效率提升。

 

Tags: , , , ,

 

About the author

More posts by

 

 

 

Add a comment

You must be logged in to post a comment.