團隊檔案傳輸必備:自建跨部門資料夾、遺失手機資料遠端刪除!

團隊檔案傳輸必備:自建跨部門資料夾、遺失手機資料遠端刪除!

團隊檔案傳輸必備:自建跨部門資料夾、遺失手機資料遠端刪除!

現時市面上推出了不少公有雲及私有雲服務,公司要怎樣選購出最好的性價比產品?小編先分析一下公有雲服務。現時有很多公司都會採用市面上的公有雲端服務同步或分享資料,大多數使用 Dropbox、Google Drive、Box 等等,而這些服務吸引到眾多用戶,其中免費版本會是主要原因!但公有雲其實都有機會隨時停止服務,這時候用戶的資料便無法取回,導致公司損失慘重!

團隊檔案傳輸必備:自建跨部門資料夾、遺失手機資料遠端刪除!

倘若公司想將資料取回,但是已經儲存了幾十 TB 容量以上,絕對需要花上很長的時間傳輸資料,費時失事!而費用上更是難以估計!因為以使用者人數或容量作計算,短期使用可能還感覺不到有多昂貴,但當你使用了兩三年便知道昂貴了!因為當使用者和容量不斷增長時,你所需要付出的費用亦會遞增!

公有雲端服務是位於網際網路,以及每個不同價錢的服務,其所提供的寬頻亦有差別,所以使用者在公司存取資料時會有緩慢情況。而如果公司的寬頻中斷,更會令整間公司不能存取,亦等同於營運無法持續!因此才會有私有雲出現。提到私有雲,其實我們可以採用 QNAP NAS 裡面的 Qsync 同步資料套件部署私有雲,至少在資料、容量、網路方面都是由自己管理,不用被公有雲束綁!

多功能中央控管減輕資料外洩、降低 IT 管理員負擔

遠端刪除資料︰Qsync 的中央控管與市面上的私有雲特別不同,首先介紹的是遠端刪除資料功能(Wipe)。這功能可在員工不小心遺失手機後,通過 Qsync 中央控管將該手機之中的 Qsync App資料從遠端刪除,並且中斷連線。當再次購入一台新的手機時,IT 管理員亦可於 Qsync 中央控管按一下回復按鈕同步回資料,員工需要先登入,然後便可以找回自己的資料!因為 Qsync 已經幫我們留下副本作不時之需。

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衝突準則︰大家有沒有遇過同步檔案時發生名稱衝突?Qsync 的衝突準則有多項設定給 IT 管理員採用,例如更改遠端 NAS 電腦檔名,那每次同步時會以 NAS 端來源為準,應付多人編輯檔案時的常見衝突問題。

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篩選器配置︰因為儲存空間有限,但某些員工是不會理會的,所以他們喜歡同步自己的私人影片或圖片到 Qsync 之中!大家試想想大型企業有數千員工,每人都同步自己喜歡的東西,我想多大的儲存空間也應付不來!Qsync 中央控管的篩選器配置功能便可讓管理員套用不同的文字篩選檔案,這樣便能夠限制員工同步自己的檔案,讓儲存空間留有更多位置給其他應用使用。

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團隊資料夾分享使跨部門緊密合作

跨部門合作專案能夠利用 Qsync 分享資料夾功能來傳送文件,但做這動作之前需要通知IT 管理員開啟分享資料功能,假如需要分享給十位以上的員工的話,IT 管理員便需花上更多時間逐一開啟,在繁忙的日常工作下,單靠 IT 管理員人手操作明顯欠缺效率。

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Qsync 團隊資料夾便能夠避免以上問題發生。員工只要於 Qsync 電腦端位置新增一個資料夾,並且把資料夾設定為團隊資料夾並分享給跨部門員工,當分享成功後各員工的 Qsync 電腦端位置便會多了這個團隊資料夾,那員工可以於電腦或手機共同上傳檔案到團隊資料夾作分享用途,這樣才可真正提升管理以及員工的工作效率!

 

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