中小企棄用 WhatsApp 談公事、Synology 私有雲協同合作平台更事半功倍!

中小企棄用 WhatsApp 談公事、Synology 私有雲協同合作平台更事半功倍!

大家知不知道一位 IT 編輯日常工作大至上是怎麼樣的?除了要頻頻出席 PR 邀請的活動之外,其他的時間都需要去進行採訪;同時亦需要花上一部分時間埋頭苦幹編寫稿件!不過由於很多時間都需要外出的關係,所以基本上每天只有半天的時間在公司,如果坐交通工具回公司的話,我想大概下午兩、三點才能回到公司,所以我們經常加班趕稿!(哭哭)

不過拜科技所賜,現在編輯的工作亦更為方便,尤其是我們網絡媒體,原因是通過網絡,我們能隨時隨地編寫稿件並把稿件傳回公司,十分之有彈性!

可能你會問,為甚麼這兩種方法需要依賴現今科技?因為我們編寫稿件時最害怕的就是電腦出現什麼怪毛病之類而令到突然關機!而當這情況出現時,隨之而來的往往會是編輯最不想看到的狀況,那就是一整天辛辛苦苦編寫的稿件變回「零」的狀態!還有就是當完成稿件後,我們需要給同事核對沒有問題才能刊登,這一切我們都會利用 Synology NAS 之中的協同合作平台(Synology Office Collaboration),從而解決工作彈性上的問題。

Synology Office 私隱度極高

之前我們在家中修改稿子都是在 Synology Cloud Station Drive 進行的,因為能夠即時同步檔案作備份用途,還有雙方登入同一帳戶可同步同一樣的檔案以作對稿之用,但有一個不足之處就是無法讓兩位使用者同時修改,只能夠第一位使用者進行修改,當校對稿子時,我們經常要在電話溝通誰先開啟作修改,也不能即時看到修改了什麼地方,十分之不方便!

當 Synology Office 於 2016 年尾發佈 Beta 版本後,我們決定採用裡面的文件功能,當時發現新版本已能讓我們隨時隨地開啟稿件進行修改,並且雙方可即時在畫面看到對方在那個位置進行修改,更重要的是能夠每秒備份檔案,因此電腦出現故障也沒有問題。

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可能你會說,有些中小企正花費在 Google Drive 或 Office 365 這些雲端平台,這不是更方便的嗎?至少無需購買 NAS 喔!這點是沒錯的,但有企業會想到雲端私隱的問題,以及長遠的費用也很可觀,而 Synology Office 是存放在 NAS 之中,這可達到私有雲效果避免重要資料外漏,同時費用亦是一次性的。

傳統的 Office 由於受到授權的限制,如果老闆想節省 Office 開支,便唯有安排員工在配備 Office 軟件的指定電腦進行工作;然而當有其他員工想同時使用 Office 又要如何是好?是否需要刪除某電腦之中的 Office 軟件以符合授權規定?而採用 Synology Office 便沒有授權上的問題了,全公司的員工也可同時使用,如此一來亦可提升整體的效率。

自家製聊天室安全可靠

提到聊天室,我想大家平時上班習慣使用 Line、WhatsApp 和 Skype 這些免費即時通訊軟體與同事或客戶進行通訊,這種習慣真的能帶給我們便利性,但有沒有想過當訊息經過這些平台的伺服器時,你的談話紀錄可能會不經意地洩漏出去?若果使用私有雲的話,至少所有談話紀錄都是儲存在本地機器之中,比較不容易洩漏重要談話。而新推出的 Synology Chat 已擁有私有雲及加密特性,令到談話紀錄不輕易洩漏,而 Synology Chat 的加密功能只能提供給私人頻道,對方要有相同的私密金鑰(又稱通行碼)才能夠解密,因為已經加密的關係,甚至管理員也不能偷看加密了的私人頻道,大大提高安全性要求。

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上面提及過我們每次修改稿件時都會使用電話作溝通,現在再也不需要電話也能修改,只要利用 Synology Chat 整合 Synology Office 便可一邊修改一邊通訊,這樣便能夠讓雙方隨時知道那裡出現錯誤,從而即時糾正。

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Hashtags 尋找聊天室關鍵記錄

聊天室記錄會不斷增加,包括文字、圖片、連結等等,而如果我們想尋找之前的紀錄,大多都會利用搜尋功能,但是搜尋出來的結果會有很多,原因是以「關鍵字」來尋找,所以會尋找出帶有該字眼的所有文字、圖片、連結等紀錄,所以使用者仍然需要以「大海撈針」的方法找出相關記錄!

Synology Chat 基於私有雲的優勢,所有記錄都會儲存於 NAS 之中,因此我們能夠以兩個方法輕易找回相關記錄,第一個方法是開啟右方的文章、圖案、網址部份,例如聊天室之中曾經上載十篇文章,我們只要點選文章便會一一列出給予我們作選擇,當然圖案和網址也是以同一方式顯示。

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而第二個方法是利用更先進的 Hashtags 功能把不同紀錄 Tag下來,例如使用 #chat Tag 關於聊天室紀錄,其他使用者於左上方移入 #chat 便可全部找出有關 #chat Tag 的紀錄,這個對於負責聊天室項目的使用者來說是十分便利的。

中小企棄用 WhatsApp 談公事、Synology 私有雲協同合作平台更事半功倍!

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傳統上,老闆與主管之間很多時都會通過通訊應用如 Line、WhatsApp 或 Skype 等作溝通,而在這些應用之中假如要找回聊天記錄的話,往往會比較麻煩!但在轉用了 Synology Chat 後便將更方便!除了可擁有加密的功能外,同時亦能輕鬆找出談話訊息,令對話過程更方便及更安全。

隨時隨地使用 Synology Chat 工作

流動裝置讓我們工作更為便利,而於手機安裝了 Synology Chat Apps 後,除了可統一工作溝通外,日常工作上亦可直接以 Synology Chat Apps 即時輸送照片或截圖;至於右方的文章、圖案、網址和 Hashtags 功能同樣亦能使用,從此公司無需使用第三方即時通訊軟體,一套 Synology Chat Apps 便可滿足業務所需。

中小企棄用 WhatsApp 談公事、Synology 私有雲協同合作平台更事半功倍!

Synology 協同合作平台幫了我們很大忙,如果大家看了以上內容後真的想放棄公有雲的話,那就不妨一試 Synology 的功能;另外,一直以來中小企都會租借電郵服務作通訊,最主要的原因是中小企欠缺專業 IT 人員架設電郵伺服器,但日後大家只需採用 Synology MailPlus 伺服器,其架設方式比對起 Microsoft Exchange 簡單得多;還有一點值得關注的是 MailPlus 還可整合 Synology 行事曆,絕對能更切合到企業日常需要。

如果大家想知道 Synology MailPlus 有多簡單及強大的話,便請不要錯過我們下一篇的報導!

 

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